Pg56.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Работник уходит в отпуск: ищем замену

Работник уходит в отпуск: ищем замену

Оплата труда

В период, когда работник временно отсутствует на своем рабочем месте (например, как в нашем случае, находится в отпуске), его обязанности можно переложить на других сотрудников.

С этой целью используют следующие формы организации труда:

• исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

• временное заместительство (замещение).

Заметьте!

Такие формы, как совмещение профессий (должностей) и расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, в данном случае не подходят.

Их применяют, если работников нужно «нагрузить» дополнительными обязанностями по вакантной должности. Ну а если работник ушел в отпуск надолго, тогда на этот период целесообразно заключить срочный трудовой договор либо с работником предприятия, либо со сторонним лицом.

О нюансах каждого из указанных способов замены отпускника поговорим далее.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата за замещение должности на время отпуска основного работника

Доплата за замену во время отпуска или больничного волнует многих официально работающих граждан. Важно уметь различать два базовых понятия:

  • Подмена временно отсутствующего сотрудника с освобождением от своих обязанностей;
  • Совмещение должностей.
Читайте так же:
Жалоба в прокуратуру на работодателя

Если работа выполняемая за коллегу не сложная, руководитель имеет право не доплачивать.
Если две должности совмещаются, доплата должна быть осуществлена в обязательном порядке. Отказ считается нарушением ТК РФ.

Совмещение нескольких должностей оформляется приказом начальства. В нем должны быть указаны все детали совмещения, в том числе и сумма доплаты.

Уменьшение также должно быть оформлено приказом по организации. Сотрудника должны оповестить в письменном виде, а если совмещение бессрочное, должны предупредить об изменениях за два месяца.

Доплата за временное заместительство в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Рассмотрим на примере, как начислять доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример

Настройка вида начисления

Для начисления доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника необходимо произвести настройки, аналогичные настройке для начисления доплаты за совмещение профессий . В плане видов начислений (раздел Настройка — Начисления) будет доступен вид начисления Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей, который настроен и готов к использованию (при необходимости его настройки можно уточнить).

Регистрация, расчет и начисление доплаты за временное заместительство

Регистрация доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника производится с помощью документа Совмещение должностей (раздел Кадры — Все кадровые документы — кнопка Создать — Совмещение должностей или раздел Зарплата — Изменение оплаты сотрудников — кнопка Создать — Совмещение должностей), см. рисунок.

030.jpg

В поле Совмещение с. по указывается период, в течение которого должно производиться начисление доплаты, в нашем примере — с 30.07.2020 по 07.08.2020.

В разделе Вид совмещения следует оставить установленный по умолчанию переключатель в положении Исполнение обязанностей сотрудника. В Примере доплата назначается в связи с временным заместительством, поэтому необходимо выбрать временно отсутствующего сотрудника из справочника Сотрудники.

В разделе Размер доплаты:

устанавливается флаг Рассчитать по ФОТ и переключатель в положение Разница ФОТ, т. к. в нашем примере размер доплаты определяется разницей между ФОТ временно отсутствующего и его замещающего сотрудника. При этом автоматически заполнится табличная часть с указанием ФОТ сотрудников (временно отсутствующего и замещающего);

Читайте так же:
Многофункциональный миграционный центр, Сахарово

поле Размер доплаты автоматически заполняется разницей между ФОТ сотрудников;

поле ФОТ с доплатой заполняется автоматически. В нем учитывается плановый ФОТ сотрудника и назначенная данным документом доплата. При необходимости изменившийся ФОТ можно посмотреть и отредактировать.

Подробнее о заполнении других полей документа смотрите в примере начисления доплаты за совмещение профессий .

Для формирования и печати приказа о выполнении дополнительной работы в связи с исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника (примерная форма приказа) используется кнопка Печать — Приказ на совмещение. Для формирования дополнительного соглашения к трудовому договору используется кнопка Печать — Дополнительное соглашение.

Начисление доплаты за временное заместительство производится одновременно с начислением зарплаты за месяц автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов). Для автоматического заполнения документа используется кнопка Заполнить или Подбор.

При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Фактическая сумма доплаты за временное заместительство в документе пересчитывается исходя из фактически отработанного в месяце времени.

В июле 2020 года — 23 рабочих дня. Обязанности временно отсутствующего сотрудника А.И. Дубов исполнял 2 рабочих дня (с 30.07.2020 по 31.07.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 23 дня х 2 дня = 869,57 руб. В августе 2020 года — 21 рабочий день. Обязанности временно отсутствующего сотрудника он исполнял 5 рабочих дней (с 01.08.2020 по 07.08.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 21 день х 5 дней = 2 380,95 руб.

Когда может возникнуть необходимость замещения сотрудника

Один сотрудник предприятия может взять на себя выполнение обязанностей другого в случае, если последний временно отсутствует на рабочем месте. Причин для отсутствия может быть несколько: работник ушел в отпуск (ежегодный, дополнительный), заболел (больничный оформлен листом нетрудоспособности), отсутствует на работе по личным причинам (отпуск без сохранения среднего заработка), т.п.

В случае отсутствия работника, работодатель вправе распределить его трудовые обязанности между остальными сотрудниками подразделения.

Если речь идет о небольшом подразделении с двумя-тремя сотрудниками, то распределение между ними должностных обязанностей отсутствующего является нецелесообразным, в связи с высокой трудовой нагрузкой. В таком случае работодатель оформляет замещение временно отсутствующего работника.

Читайте так же:
Как жениться и не потерять квартиру при разводе

Согласно данной процедуре, один из работающих сотрудников полностью выполняет обязанности отсутствующего (на время отпуска, больничного, т.д.), в то время как выполнение его функций приостанавливается или передается на третьего работника. Замещать отсутствующего сотрудника может как работник внутри отдела, так и сотрудник другого подразделения компании. Читайте также статью: → «Порядок замещения работника на время отпуска».

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Читайте так же:
Договор трудового найма с физическим лицом: образец 2022

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Оформление замещения

Порядок оформления замещения отсутствующего работника предусмотрен ТК РФ:

  • Перевод оформляется письменным соглашением (ст. 72.2).
  • Совместительство предполагает заключение трудового договора с каждым работодателем или нескольких договоров с одним работодателем (ст. 282).
  • Сотрудник временно принимается на работу вместо ушедшего в отпуск или отсутствующего по иной причине работника путем заключения срочного трудового договора (ст. 59).
  • Дополнительные обязанности возлагаются на трудящегося только при его согласии. В письме Минздравсоцразвития РФ № 22-2-897 указано, что вменение дополнительных обязанностей сотруднику оформляется дополнительным соглашением или оговаривается при заключении трудового договора (ст. 60.2 ТК).

Замещение основного работника на период отпуска

После заключения трудового договора или допсоглашения составляется приказ о замещении, который доводится до сведения работника под подпись.

Читайте так же:
Соглашение о зачете взаимных требований, образец и пример

Скачать образец приказа о замещении можно в начале статьи.

Важно! Ч. 3 ст. 92 Конституции РФ вменила в обязанность Председателю Правительства РФ заменять Президента РФ, когда последний не в состоянии замещать свою должность. По ст. 25 закона «О Конституционном суде РФ» от 21.07.1994 № 1-ФКЗ, председателя КС при необходимости должен заменить его заместитель.

Такие нормы созданы неспроста. Перенесем их из плоскости государственного управления и спроецируем на деятельность любой организации. Заранее определив порядок замещения не всех, но хотя бы ключевых должностей юрлица, и указав его, например, в трудовом договоре или отдельном локальном акте, руководитель сможет избежать таких проблем, как:

  • неразграниченность ответственности при отсутствии работника, который ее нес;
  • потеря времени, которое уйдет на поиск и назначение временного работника на должность отсутствующего;
  • сложности с поиском временного сотрудника, который готов работать незначительный срок.

При этом под порядком замещения следует понимать в первую очередь определение лица, замещающего отсутствующего работника.

Нюансы при оформлении сотрудника на временную замену

При оформлении замены сотруднику в отпуске необходимо учесть следующие моменты:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector