Pg56.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство является монотонным процессом, отнимающим большое количество времени, однако говорить о полноценном и качественном функционировании организации без делопроизводства невозможно. К сфере кадрового делопроизводства следует отнести любые вопросы, которые связаны с документами работников, движением сотрудников внутри компании, учётом рабочего времени.

Для упрощения рутинного процесса достаточно передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Это позволит вам не беспокоиться о вопросах ведения кадрового делопроизводства и документооборота, правильности учёта и сосредоточиться на выполнении более важных и объемных задач, связанных с вашей компанией.

Заказать аутсорсинг кадрового документооборота

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке. Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Ведение электронных трудовых книжек 2020

С 01.01.2020 начался поэтапный переход с бумажного варианта ведения трудовой на электронный. На полный переход к новой форме ведения сведений о трудовой деятельности отводится весь 2020 год. Начиная с 2021 года бумажные трудовые утратят свою актуальность и использовать их смогут только те сотрудники, что выбрали такой формат ведения трудовых. Новым сотрудникам с 2021 года будут оформляться только электронные трудовые книжки.

Читайте так же:
Cтраховые случаи и исключения по ипотечному страхованию

Работодатели до 30 июня должны были уведомить своих сотрудников о выборе формы ведения трудовой, а сами работники до конца года должны решить, какой вариант им удобней: как и прежде — в бумажной форме, или по-новому — в электронном формате.

С пошаговой инструкцией по переходу на электронные трудовые книжки можно ознакомиться в этой статье.

Особенности уведомления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки, а также порядок выдачи сведений о трудовой деятельности зависит от применяемой в организации формы делопроизводства. При централизованной форме всеми этими вопросами занимается головная организация, в которой ведется весь кадровый учет. При децентрализованной форме, каждый филиал самостоятельно уведомляет своих сотрудников о необходимости выбора варианта ведения трудовой и самостоятельно выдает данные о работе по форме СТД-Р запросившему их сотруднику.

Как вести кадровую работу в филиале

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

Выбираем способ делопроизводства

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

Читайте так же:
Что делать, если угрожают коллекторы семье и родственникам

Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

Определяем круг полномочий руководителя филиала

Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).

Комментарий юриста

Наталья МУХИНА,

ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

– После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.

Записи в трудовых книжках

В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).

Печать организации или печать филиала?

Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.

При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

* Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Цель и основы процесса

При этом делопроизводство базируется на основных принципах:

  • Эффективность;
  • Надежность;
  • Оперативность;
  • Комплексность;
  • Упорядоченность;
  • Целесообразность;
  • Следование букве закона.

При этом не лишним будет соблюдение таких факторов как:

  • Унификация;
  • Стандартизация;
  • Систематизация;
  • Децентрализация;
  • Системность.

Правила формирования делопроизводства на предприятии

Чтобы сформировать делопроизводство на предприятии с нуля необходимо выполнять следующие этапы:

  • Обеспечить всем необходимым – образцами бланков, нормативными актами, применить кадровую программу;
  • Необходимые инструменты – устав и прочие учредительные документы, являющиеся инструкцией в осуществлении основных этапов делопроизводства;
  • Выполнить оформление директора;
  • Составить перечень требуемых в работе документов;
  • Подготовить все документы, указанные в списке;
  • Назначить ответственное лицо за ведение книг;
  • Оформить весь персонал на работу;
  • Обеспечить выполнение всех необходимых операций.

Требования к ведению делопроизводства

Необходимость ведения делопроизводства зависит от правовой формы предприятия, например:

  1. ООО должно обязательно вести делопроизводство с соблюдением норм составления бумаг, даже если его штат складывается из одного участника, который является бухгалтером, учредителем и директором в одном лице.

  1. ИП обязано формировать данный процесс только при наличии штатных сотрудников, при этом работодатель не оформляет себя в качестве наемного работника, если он занимает должность директора.

При этом для предпринимателя является обязательной к составлению следующая документация:

  • Соглашение с работником;
  • Должностная инструкция; ;
  • Перечень тех должностей, где рабочий день ненормированный; .

Важно: в данном случае при формировании определенных бумаг ИП не обязан соблюдать принятые нормы.

Ответственность

Все участники трудовых правоотношений ответственны за несоблюдение требований законодательства при ведении документации, они несут административную и материальную ответственность за ущемление прав трудящихся. При этом ООО может иметь более серьезные последствия, нежели ИП.

Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?

В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета, позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.

Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.

Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector