Pg56.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска. Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков. Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ; , планирующие отпуск совместно с мужем; ;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

    Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

    • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период — это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

    График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

    Что учитывать при составлении графика отпусков

    • Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы). Перечень таких работников скачайте в конце статьи в разделе «Шпаргалка».
    • Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.
    • Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

    В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

    • Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

    Что отражать

    В проект графика отпусков обязательно вносят занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

    • основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
    • дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
    • дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить и утвердить график отпусков на 2022 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Сроки хранения и ответственность за отсутствие

    Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2022 хранится до 31.12.2025 включительно.

    За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

    • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
    • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

    Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно

    В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.

    В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.

    Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:

    1. По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.

    В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.

    Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.

    Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.

    Кто имеет право использовать отпуск в удобное для себя время

    При составлении графика отпусков не забудьте, что отдельным категориям работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (см. Таблицу 1). Так что при составлении графика отпусков в первую очередь следует учесть пожелания именно этих работников.

    Стоить помнить и о том, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина по ее желанию может взять ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ).

    Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

    Работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, при рассмотрении вопроса о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска по их желанию в удобное для них время следует учитывать положения, прописанные в соответствующих соглашениях (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

    Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ в настоящие время продолжают действовать некоторые законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу. Поэтому не удивительно, что следует придерживаться норм, прописанных в подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей». В частности, указанный пункт гласит, что первоочередное право на получение ежегодного отпуска в удобное время имеют работающие женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет.

    Как составляется график отпусков

    До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

    Разработка и утверждения формы документа

    Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

    Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

    Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

    Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

    Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

    Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

    Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

    Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

    График отпуска для работников с детьми

    Родители двух детей сами выбирают время отдыха

    Внесение в документ записей о наемном персонале

    Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

    • структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
    • занимаемую должность (профессию);
    • табельный номер;
    • не сокращая фамилию, имя, отчество.

    Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

    Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

    Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

    Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

    • заявление работника;
    • приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
    • болезнь сотрудника и прочие.

    Заявление на перенос отпуска

    По заявлению отпуск можно перенести

    Подписание графика отпусков руководством

    Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

    Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

    После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

    Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

    Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

    Примечание: даты согласования документа и его утверждения могут не совпадать.

    Согласование графика отпусков

    График утверждает начальник

    Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

    Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

    • работает ли он в ненормированном режиме;
    • признан ли характер труда особым;
    • есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.
    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Оплата проезда в отпуск для работников Крайнего Севера
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector