Pg56.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Кто пишет приказ о назначении специалиста по работе с ТК

В каждой фирме приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, составляют от имени директора. А вот исполнителем выступает юрист, офис-менеджер, делопроизводитель или другой сотрудник. Но не имеет значения, кто этим занимается, поскольку последнее слово всегда остается за руководителем. Распоряжение приобретет юридическую силу только после того, как его завизирует директор.

На усмотрение руководителя остается и вопрос, на кого возложить обязанности по ведению ТК. Обычно учетом кадровой документации занимается специалист кадрового делопроизводства. Но не обязательно. Если компания небольшая и отдела кадров нет, то назначают другого сотрудника, способного вести учет документов, — секретаря, бухгалтера. После перевода ТК на цифровой учет внесение сведений о профессиональной деятельности часто перекладывают на сотрудников бухгалтерии, которые формируют электронные отчеты и передают их в ПФР.

Чтобы оформить кадровика, достаточно издать распоряжение, поскольку эти функции указаны в его договоре и должностной инструкции. Если эти задачи возлагают, например, на секретаря или сотрудника бухгалтерии, то придется внести изменения в должностную инструкцию о назначении ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии

Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.

Читайте так же:
Проверить машину на кредит, проверка авто на кредит

В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).

Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • перевод на другую постоянную работу;
  • подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.

Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.

Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.

Читайте так же:
Задержание полицией: основания, порядок процедуры, сроки и особенности

В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.

Ознакомление и хранение

Ответственное лицо должно быть ознакомлено с приказом под подпись. Сделать это можно как на листе ознакомления с приказом, так и в журнале ознакомления с распорядительными документами.

Приказы по основной деятельности, к которым относится, в том числе и приказ назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, хранятся в деле приказов постоянно.

По истечении периода оперативного делопроизводства (спустя год после завершения года, в котором они были изданы) приказы оформляются в дело и передаются на хранение в архив организации.

Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?

Ответственного за ведение трудовых книжек, а также их хранение, учет и выдачу работодатель выбирает самостоятельно. В большинстве случаев таковым становится сотрудник отдела кадров. Реже, но встречаются ситуации, при которых ответственными становятся бухгалтера, офис-менеджеры и другие сотрудники.

Делегирование обязанностей, касающихся заполнением книжек не снимает ответственности за их ведение с непосредственного работодателя.

Если внесение данных в документ производилось с ошибками, руководство компании может быть привлечено к административной ответственности. Данный факт регламентирован КоАП РФ, статьей 5.27.

Не менее важно соблюдать сроки выдачи трудовых при увольнении. При несвоевременном предоставлении документов, работодатель будет обязан возместить бывшему сотруднику ущерб. При этом подразумевается, что вследствие задержки гражданин не смог трудоустроиться на новое место работы. Информация по этому поводу подробно описана в 234 статье ТК РФ.

Читайте так же:
Работа во время больничного листа и ее оплата

Как оформить приказ о назначении?

Единого бланка для оформления документа указанного характера не действующими нормами законодательства РФ не предусмотрено. В связи с этим допускается произвольная форма составления распоряжения, с использованием всех стандартных правил ведение документооборота на предприятии.

В качестве основы для приказа может быть использован фирменный бланк компании или чистый лист формата А4. Несмотря на отсутствие унифицированного образца, выделяют несколько правил, которыми следует руководствоваться при оформлении распоряжения. Таковыми являются следующие требования:

  • указание точного развернутого наименования документа;
  • наличие основания для формирования бумаги – ссылка на соответствующий нормативный акт;
  • наличие подписей лица, ответственного за составление приказа и главного руководителя компании-работодателя.

В шапке документа должна отображаться стандартная информация:

  • наименование компании с указанием ее формы и основных реквизитов;
  • название документа;
  • порядковый номер, присвоенный распоряжению;
  • дата и место оформления приказа.

Далее должна располагаться основная часть распоряжения. Ее примерная структура должна выглядеть следующим образом:

  • причина оформления – назначение ответственного специалиста за ведение трудовых книжек, организация их ведения и хранения;
  • инициалы и должность лица, назначаемого ответственным;
  • инициалы и должность лица, которое на время отсутствия ответственного будет его заместителем (во время нахождения основного специалиста в отпуске, на больничном и т.п.);
  • инициалы и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением настоящего приказа (чаще всего таковым становится главный руководитель фирмы);
  • основание для издания – ссылка на Постановление Правительства РФ №225.

В конце распоряжения в нем ставят подписи специалист, назначенный ответственным, и сам работодатель. После издания документ попадает на хранение в папку, где хранится документация подобного характера.

Скачать образец

Как оформить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - образец для скачивания

Все нововведения по переходу на персональный электронный учет трудовой деятельности и стажа работающих граждан должны быть оформлены согласно нормам трудового законодательства.

Читайте так же:
Как привлечь адвоката к ответственности?

В связи с этим работодатели в 2020 году должны:

  • До 30.06.2020 письменно уведомить каждого сотрудника о необходимости решить, продолжать учет его деятельности в бумажной форме или перейти на электронную.
  • До 31.12.2020 получить от сотрудников персональные заявления на имя работодателя о принятом решении и внести соответствующую запись в сведения для Пенсионного фонда.
  • Оформлять и предоставлять в ПФР персонифицированные отчеты по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ) до 15 числа месяца, идущего за тем, в котором произошли кадровые изменения.
  • Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, то следует вести учет в двух вариантах: электронном и бумажном.
  • Если выбор сделан в пользу ЭТК, нужно в бумажной книжке сделать запись о получении соответствующего заявления сотрудника и выдать книжку на руки.
  • Внести изменения, связанные с введением цифрового кадрового учета, в локальные нормативные акты и должностные инструкции.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство. В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек своих подчиненных. Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

  • Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
  • Договориться с работником о размере оплаты; или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
  • Издать приказ о назначении на должность;
  • Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
  • Внести сведения в личную карточку работника;
  • Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

Читайте так же:
Ограничение отца в родительских правах

Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

  • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Постановление №225.

После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

  1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
  2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
  3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector