Загрузка...Как правильно оформить путевой лист на легковой автомобиль
Как правильно оформить путевой лист на легковой автомобиль
Все организации, независимо от формы собственности и вида деятельности, обязаны перед выездом легкового автомобиля заполнять путевые листы. Необходимы для подтверждения расхода ГСМ и начисления зарплаты водителю. Используют собственные или унифицированные бланки. Учет ведут в отдельном журнале. Срок хранения первичных документов – 5 лет. За отказ от ведения путевок предусмотрен штраф до 100 тыс. руб., за ошибки при заполнении – до 30 тыс. руб.
Путевой лист (п/л) – первичный документ строгой отчетности, который обязаны вести все организации и ИП, использующие транспорт в служебных целях, независимо от того, личный он или арендованный. Составляют на разные виды транспортных средств (ТС), в том числе на легковой автомобиль фирмы, на котором руководитель ездит по служебным делам.
Нужно ли выписывать путевой лист на директора
Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).
Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.
Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2017 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме. С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.
Какой срок может храниться путевой лист
На данный момент, сроки хранения путевых листов прописаны в таких документах:
- Приказ Министерства транспорта РФ № 152 от 18. 09. 2008 года.
- Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25. 08. 2010 года.
В соответствии с первым приказом, ПЛ может храниться не меньше 5 лет. Это значит, что при желании, любая организация вправе увеличить этот срок.
В приказе Минкультуры уточняется, что хранение ПЛ допускается сроком на 5 лет, но при условии контроля или проверки регулирующим органом в течение этого времени.
Из вышеизложенного становится ясно, что если на протяжении 5 лет проверки не было, то использовать путевые листы фирма не имеет права.
ПЛ относится к первичному документу, поэтому срок его хранения также устанавливают:
- Налоговый кодекс РФ.
- Закон о бухучете № 402 от 04. 11. 14.
В Налоговом кодексе говорится, что сохранять путевой лист можно не меньше 4 лет, а в законе о бухучете — 5 лет.
Если деятельность организаций не имеет отношения к автотранспортным услугам, они вправе выдавать путевой лист сроком от 1 дня до 1 месяца.
Что касается транспортных организаций, то они обязаны выдавать путевой лист ежедневно, исключением является командирование сотрудника — тогда путевой лист выдается на весь срок командировки.
Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов
Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.
Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.
Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:
- Уменьшение затрат каждой из сторон.
- Отсутствие строгого правового регулирования.
- Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
- Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности
Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.
При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.
Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.
Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
- Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
- Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
- Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.
доверенность директора на самого себя
- не юрист
#2 Ramon Ramon —>
- продвинутый
- 411 сообщений
#3 Пушистая Пушистая —>
#4 flix flix —>
#5 белый кот убийца белый кот убийца —>
#6 flix flix —>
#7 белый кот убийца белый кот убийца —>
#8 Lucy Lucy —>
Думаю что доверенность не нужна, только надо ему возить с собой учредительные документы)))
А заодно ГК с закладками что бы быть готовым к прочтению пространственной лекции гаишникам.
#9 Сергей Шарыгин Сергей Шарыгин —>
Бесплатно только сыр в мышеловке
Автомобиль принадлежить юридическому лицу. В свидетельстве о регистрации собственником указано ООО . Генеральный директор сам управляет автомобилем. Необходимо ли в этом случае оформлять доверенность от имени ООО на генерального директора на право управления автомобилем?
#10 Олич Олич —>
Приказик от том, что Гена назначил Гену быть Геной
#11 curium curium —>
Самый злобный форумянин(C) хищный эгоист(С)
А что, водители в организации по доверенности автомобилем управляют?
#12 Сергей Шарыгин Сергей Шарыгин —>
Бесплатно только сыр в мышеловке
есть два варианта — доверенность или путевой лист. Первый проще.
Кстати говоря, если есть желание поиздеваться над гайцами
#13 -Nicholas-
- не юрист
Абсолютно поддерживаю идею с путевым листом. Насколько я знаю именно такая практика существует в нашел обиходе.
А вот что касается учредительных документов, дак Вы когда — нибудь слышали, чтобы для ГЕЕВ это был уполномачивающий документ?
Лично я в это не верю. Не в обиду будет сказано, но 80% из них я думаю вообще не слышали о подобных документах.
О доверенности от юр. лица не слышал,?!.
#14 curium curium —>
Самый злобный форумянин(C) хищный эгоист(С)
может это поднимает Вас в Ваших глазах
Практика показала, что порой прозще приучить кого-то к порядку, чем бегать и собирать всякие бредовые бумажки. По крайней мере с ИМНС (ИФНС) оказалось проще пару раз пободаться, чтобы теперь не нести всякий бред.
Добавлено @ 18:58
Nicholas
Абсолютно поддерживаю идею с путевым листом. Насколько я знаю именно такая практика существует в нашел обиходе.
А вот что касается учредительных документов, дак Вы когда — нибудь слышали, чтобы для ГЕЕВ это был уполномачивающий документ?
Сообщение отредактировал curium: 13 February 2005 — 20:55
#15 Сергей Шарыгин Сергей Шарыгин —>
Бесплатно только сыр в мышеловке
Не смешите — было бы над кем возвышаться.
Практика показала, что порой прозще приучить кого-то к порядку,
Не верьте в рассказы про месячные путевые листы — они только для строительных организаций (для строительного же транспорта) и еще для селскохозяйственной техники вроде.
Конечно спасибо за информацию, но здесь никто и не верит в существование "месячных" путевых листов
Если задатся целью когото учить и ставить на место, то можно возить что угодно, но если надо спокойно ездить, то и документы болжны быть те, которые должны быть у водителя по Правилам
#16 curium curium —>
Самый злобный форумянин(C) хищный эгоист(С)
Их тысячи, и каждого приучать? Сомневаюсь в реальности данного предприятия
то и документы болжны быть те, которые должны быть у водителя по Правилам
