Pg56.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал учета движения трудовых книжек

Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу. Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

  1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
  2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
  3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
  4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
  5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
  6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
  7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
  8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
  9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
  10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
  11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
  12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
  13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.
Читайте так же:
Как перевести дачный участок в ИЖС, можно ли

Журнал учета выдачи трудовых книжек – образец заполнения вы можете скачать по следующей ссылке.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

  1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
  2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету. Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет.

Больше информации о том, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и какие данные должны быть отражены в этом акте, вы можете прочесть в нашей новой публикации.

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Журнал учета выдачи трудовых книжек является важным документом, отсутствие которого может привести к наложению штрафных санкций, в случае проверки трудовыми инспекторами.

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

  • написать докладную записку об отсутствии журнала;
  • завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
  • внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
  • в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Образец журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете здесь.

Ошибки и исправления

Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов. Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.

Для возможности корректного внесения исправлений в документ, целесообразно издать внутренний приказ или нормативный акт, разрешающий уполномоченному сотруднику исправлять ошибки. При этом, устанавливаются стандарты процедуры внесения исправлений.

Читайте так же:
Кто отвечает за уборку мусора вокруг контейнеров

Варианты внесения исправлений в журнал ведения учета трудовых книжек:

  1. Запись, в которой допущена ошибка, зачеркнуть одной сплошной линией. Рядом внести правильную запись. Сделать пометку «исправленному верить» и написать должность, фамилию и инициалы лица, исправившего ошибку.
  2. В графе, следующей за ошибочной записью, написать: «запись за номером (указать номер) считать недействительной» или «запись в колонке (указать колонку) считать недействительной». Далее, внести необходимую запись без ошибок.

Оба способа равнозначны, с точки зрения закона.

Однако в рамках одной организации рекомендуется выбрать единый метод исправления допущенных ошибок, утвердив его внутренними инструкциями, регламентирующими ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Категорически запрещается исправлять ошибки и описки следующими методами:

  • стирать ластиком;
  • пользоваться «корректором»;
  • зачеркивать номер или букву, вносить правки непосредственно в тексте.

Руководство как заполнить и заверить журнал учета трудовых книжек

На фото обложка журнала учета движения трудовых книжек

В соответствии со всеми правилами и нормативными актами руководство компании-работодателя обязано вести контроль и учет передвижения всей документации, которая регламентирует и отражает трудовую деятельность специалиста, пришедшего на ту или иную вакансию. Именно в этом юридическом документе имеются все сведения относительно всех бывших местах приема на работу. В том случае, если трудовая книжка сотрудника имеет специальный вкладыш, то в соответствии с теми же нормативными актами, он должен быть учтен и зарегистрирован. Наличие журнала учета и его ведение является обязательством любой компании, занимающейся трудовой деятельностью на территории Российской Федерации. Причем этот момент совершенно не зависит ни от юридической формы собственности, ни от количества сотрудников и масштабности компании. Читайте инструкцию как вносить исправления в трудовой книжке .

Порядок учета, ведения и хранения

На основании правил заполнения журнала учета движения трудовых в ней должно быть размещено тринадцать граф. При этом необходимо будет соблюдать ряд самых простых правил. Все эти графы обозначаются в соответствии с определенным порядковым номером:

  • №1 – это регистрационный номер документа (трудовой или вкладыша) причем нужно отметить, что эти два документа регистрируются подряд, невозможно их разделять;
  • №2-4 – это сведения о дате принятия сотрудника на предприятие. Эти данные указывают без каких-либо сокращений специально арабскими цифрами. Зачастую в различных документах можно увидеть различия по этому пункту. В соответствии с трудовым законодательством на сотрудника необходимо будет завести трудовую книжку в том случае, если специалист отработал в компании не менее пяти рабочих дней. Вводят данный документ в течение одной недели – это постановление регламентируется правилами и нормативными актами, принятыми на государственном уровне. Чтобы в будущем не возникало разночтений в журнале учета указывают дату приема специалиста на должность. Читайте инструкцию как открыть парикмахерскую с нуля пошагово на этой странице.
  • №5 – указывается фамилия, имя и отчество специалиста без каких-либо сокращений;
  • №6 – в этой графе прописывают номер и серию документа.
  • №7 – в соответствии с расписанием штатного характера указывается должность сотрудника;
  • №8 – название подразделения на предприятии или в компании;
  • №9 – дата и номерной знак документа, на основании которого специалиста берут на работу;
  • №10 – роспись сотрудника отдела кадров;
  • №11 – указывается сумма денежных средств, которые были внесены в счет оплаты заполняемого бланка. Этот пункт заполняют тогда, когда работодатель выдает абсолютно пустой бланк специалисту, пришедшему устраиваться на работу.
Читайте так же:
Отчет о финансовых результатах форма 2: Бланк 2022, образец

В том случае, если на собрании руководитель принял решение о безвозмездной выдаче бланков, то эта графа остается полностью пустой.

p, blockquote 3,0,0,0,0 —>

Две колонки, расположенные в самом конце. Заполняют только в том случае, если владельца трудовой увольняют:

  • №12 – дата увольнения специалиста;
  • №13 – подпись специалиста.

Временной период хранения журнала усыновлен на законодательном уровне и составляет около 75 лет. Существуют весьма строгие требования относительно самого журнала. По той причине, что период использования данного акта весьма длителен. Его необходимо будет обернуть в специальную толстую обложку и прошить нитками. После этого документ учета помещают в архив. После прошивки на последнюю страницу журнала выводят оба конца нитки. Их после этого специально заклеивают кусочком бумаги прямоугольной формы. Что такое диверсификация и обзор видов здесь: https://biz-faq.ru/baza-znanij/spravochnik-terminov/chto-takoe-diversifikaciya-i-obzor-vidov.html.
Специалист отдела кадров проставляет на этой бумажке число страниц журнала и дату. В обязательном порядке ее заверяют печатью организации и подписью руководителя компании.
Стоит с особой внимательностью относится к правилам оформления и хранения данного журнала. В будущем, в отделе кадров могут произойти изменения, как следствие заниматься журналом будут разные люди. Только нормированное заполнение и его ведение гарантирует нормальную работу компании. Очень важно, чтобы в данном отделе работали грамотные специалисты, хорошо подготовленные в юридическом плане.

p, blockquote 5,1,0,0,0 —>

Книга учета

Заполнение журнала учета движения трудовых книжек выполняется специалистом отдела кадров или руководителем предприятия, если такой отдел в данной компании упрощен или работает удаленно. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки.

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Ведение этой книги происходит по специальной форме. В ней указывается дата начала и окончания всего рабочего периода. В нем хранятся сведения о всех трудовых книжках сотрудников данной организации. Указывают все данные о книжках и вкладышах. Все это отмечают в отдельной строчке.

На снимке журнал учета движения образец заполнения пример №2

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Акт приема передачи

На сегодняшний день невозможно перемещать документ контролирующий трудовую деятельность физического лица свободно, так как хочется его владельцу. Специально для этого собирают комиссию. Ответственность за передачу документ будет лежать на членах этой комиссии. Причем необходимо отметить, что специально для этого составляют акт передачи трудовой.

Читайте так же:
Незаконное предпринимательство судебная практика

p, blockquote 8,0,0,1,0 —>

Предварительно проверяют все документы и их правильность. Затем составляют специальный перечень документов, которые хранились в архиве предприятия. Самый сложный момент при этом – это непосредственное оформление акта приемки. Выдача на руки этого акта не производится. Ознакомиться с руководством как прошивать и заверять документы можно здесь.

Пример акта приема и передачи трудовых книжек

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Видео

Смотрите на видео как заверить книгу движения трудовых книжек:

p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

В соответствии с российским законодательством вся документация, которая в той или иной мере несет сведения относительно трудовой деятельность физического лица, должна храниться в специально отведенных местах. Некоторые документы, такие как трудовая книжка требуют особого отношения. Этот документ может быть весьма полезен во многих случаях. К нему необходимо относится бережно.

Какие данные фиксируются

Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

  • порядковый номер регистрируемой записи;
  • дата приема человека на работу (цифрами);
  • данные сотрудника;
  • должность, на которую принят гражданин;
  • наименование службы или отдела, куда он принят;
  • реквизиты приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

Что такое журнал учета трудовых книжек и зачем он

Обязанность вести журнал закреплена законами РФ, форма и порядок ведения документа утверждены Министерством труда.

  • Внешне журнал учета трудовых книжек представляет собой книгу формата А4 с большим количеством страниц.
  • Содержит 13 граф обязательных к заполнению.

В документе проставляется номер и дата приемки или передачи трудовой, указывается номер трудовой книжки и ФИО работника, а также должность, которую он занимает, или трудовые обязанности, выполняемые на рабочем месте. Данные скрепляются подписью принявшего документ специалиста.

В крупных компаниях обязанности контроля трудовых книжек и ведение журнала возложены на сотрудников кадрового отдела или специалистов по персоналу. Если в компании отсутствует такой отдела или специалиста, работодатель должен соответствующим приказом назначить ответственное лицо.

Дополнительно к журналу учета трудовых книжек на предприятии должна быть приходно-расходная книга, в которую вносятся сведения обо всех купленных за счет организации бланков (бланки трудовых книжек и их вкладыши).

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III «Трудовой договор»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)
Читайте так же:
Оформление наследства на земельный участок по завещанию

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.

Контрольная пломба

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
  • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
  • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector