Pg56.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аудит кадровой документации своими силами

Аудит кадровой документации своими силами

Кадровым документам пристальное внимание уделяют не только трудовая инспекция, но и налоговая служба, работники Пенсионного фонда РФ и ФСС России. За нарушения — штрафы, с нынешнего года еще более внушительные. Поэтому всегда полезно проверить работу даже опытного кадровика.

Понять, не рискует ли ваша организация, поможет аудит — независимая объективная проверка наличия и правильного оформления всех необходимых документов, связанных с кадровым учетом.

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

Проверка кадровой службы

Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.

Читайте так же:
Лишают прав за отказ от медосвидетельства: как избежать лишения

Грамотный консалтинг помогает:

● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;

● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);

● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);

● снизить репутационные риски.

Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.

Кому поручить проведение кадрового аудита

Кадровый аудит предприятия можно провести:

  • Своими сила, поручив проверку отделу кадров, юристам.
  • С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.

Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является стоимость поведения. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.

Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов. Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах. Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны.

Вид кадрового аудита, специфика длительности компании, условия труда напрямую влияют на его стоимость: то есть цена рассчитывается по совокупности факторов. В настоящее время рынок кадрового аудита предлагает различные варианты этой услуги по разной стоимости, поэтому каждая компания может подобрать оптимальный для себя вариант. Но самое важное, что при любой цене данная услуга окупается сполна, так как по ее итогам выявляется большое количество нарушений, за которые грозят высокие штрафы.

Читайте так же:
Виновник скрылся с места ДТП. Порядок действий

В данной статье мы рассмотрели порядок проведения кадрового аудита. Бытует два мнения:

  • Руководитель считает, что отдел кадров должен сам проводить аудит, так как его сотрудники получают за это зарплату.
  • Начальники отдела кадров, директора по персоналу воспринимают аудиторов очень настороженно и боятся итогов проверки, думая, что их потом уволят.

Но все это предрассудки, которые, к счастью, уходят в прошлое. Кадровый аудит – это услуга, которая в первую очередь нужна руководителю компании и начальнику отдела кадров, так как своевременное выявление и исправление ошибок лучше, чем уплата штрафов и судебные разбирательства.

Подготовка к кадровому аудиту

Проведение проверки документооборота компании имеет несколько нюансов и требует предварительного ответа на следующие вопросы:

Каким будет вид проводимого кадрового аудита?

Возможны два типа проверки кадровой документации компании: полный и выборочный аудит. Первый тип охватывает весь штат сотрудников. Удобен для организации с небольшой численностью работников, в которой кадрами обычно занимается непрофильный сотрудник. С помощью полной проверки осуществляется восстановление всех «белых пятен» в документообороте.

Выборочная проверка распространяется на 10-30% штата. В число проверяемых попадают работники с различными видами трудовых договоров, нестандартными условиями труда и режимом рабочего времени. Такая проверка способна выявить типичные повторяющиеся ошибки при оформлении документов. Подходит для средних и крупных компаний. Результаты аудита помогут при проверках государственных надзорных органов.

Какой будет глубина проверки?

Законодательством не установлен конкретный временной период, за который инспекция труда имеет право запрашивать документы на проверку. Здесь лишь можно учитывать сроки хранения кадровых документов. В большинстве случаев проверяются последние три года.

Кто будет проводить кадровый аудит?

Аудит можно провести как своими силами – сотрудниками кадровой службы компании, так и передать данный процесс стороннему исполнителю (провайдеру подобных услуг) – внешнему аудитору.

Читайте так же:
Возврат обуви в магазин – правила и условия

Приготовьтесь к тому, что это займет несколько дней, в течение которых ваша рабочая группа должна быть освобождена от основной деятельности. Записывайте все недочеты и отсутствующие документы в отдельный бланк. На основании его создайте список ошибок, которые нужно устранить и определите сроки.

Перед началом проверки лучше собрать все бумаги в одном месте. Обычно они хранятся в отделе кадров, так что проблем быть не должно. Начните с внутренних положений компании о персонале и журнала учета движения трудовых книжек, затем переходите к штатному расписанию, по которому просматривайте отдельные дела каждого сотрудника:

Обязательно проверьте табели учета и графики отпусков, листы ознакомления с нормативными актами и документы о командировках. Данный список не полный, так как может быть шире в некоторых видах деятельности, где требуется миграционный учет или охрана труда (как пример).

Учебный центр «Финконт» проводит обучение для HR-специалистов.

Время проведения: 16-18 декабря
Место проведения: Москва, бизнес-центр «Виктория Плаза»
Стоимость участия: 30 926 Р*
*при регистрации на сайте

В рамках курса проходят отдельные семинары:

• Аудит кадровых документов: организация, проведение, работа над ошибками
• Актуальные изменения Трудового законодательства в 2019г: иностранцы. Охрана труда. Новеллы трудового права
• Грамотное увольнение сотрудников. Что должен знать работодатель?
Участие возможно отдельно в каждом семинаре.

Цели курса:

• Рассмотреть как провести кадровый аудит в организации своими силами, как внести исправления или восстановить кадровые документы, как привести документацию в соответствие с нормами и изменениями в Трудовом законодательстве.
• Провести анализ изменений в Трудовом законодательстве за 2019-2020 год, сделать обзор грядущих изменений, разобрать практику применения изменений в работе кадровой службы.
• Разобрать наиболее острые моменты работы кадровой службы, в частности как увольнение сотрудников; в рамках «круглого стола» проанализировать ошибки работодателей при увольнении персонала, рассмотреть судебную практику и тенденции судебных решений по вопросам прекращения трудового договора,
• Ознакомиться с требованиями к проведению проверок в соответствии с 294-ФЗ (с последними изменениями), другими НПА, что позволит подготовиться к проверкам и общению с контролирующими органами

Читайте так же:
Доверенность для приставов от организации

Программа курса:

День 1.
• Внутренний кадровый аудит, проверяем кадровые документы и процедуры с учетом последних изменений трудового законодательства.
• Аудит кадровых процедур.

День 2.
• Изменения трудового законодательства: новации 2019 года:
• Электронные листы нетрудоспособности с 1 июля 2017г (закон от 01.05.2017 N 86-ФЗ), особенности документооборота у работодателя. Позитивные возможности для Работодателя. Новые правила информационного взаимодействия медицинских организаций и страхователей для формирования листка нетрудоспособности в электронном виде. (Постановление Изменения в законодательстве об охране труда:
• Иностранные работники 2019.
• Признание отношений следующих из договоров ГПХ — Трудовыми.
• Срочный Трудовой Договор в помощь Бизнесу: закрепленный ТК РФ упрощенный способ увольнения с минимальными издержками становится все популярнее.
• Понятие, виды, обстоятельства и причины заключения срочного трудового договора, о чем необходимо помнить, составляя текст срочного трудового договора. Что необходимо сделать и предпринять, если очень «хочется» заключить срочный трудовой договор? Испытание при срочном трудовом договоре, алгоритм действий и оформление документов при приеме на работу по срочному трудовому договору.
• Меняем существенные условия трудового договора – без ошибок.
Круглый стол, ответы на вопросы.

День 3.
• Грамотное увольнение сотрудников. Что должен знать работодатель? Увольняем сотрудника без проблем.
• Увольнение по собственному желанию.
• Расторжение трудового договора по соглашению сторон: на страже интересов работодателя.
• Прекращение трудового договора в связи с истечением срока его действия.
• Прекращение трудового договора в порядке перевода работника к другому работодателю.
• Сокращение штата с учетом интересов и целей компании.
• Расторжение трудового договора за дисциплинарные проступки – оформляем наложение взыскания правильно.
• Увольняем за прогул.
• Увольняем за алкогольное опьянение.
• Увольнение за разглашение коммерческой тайны и персональных данных.
• Увольнение беременных женщин, руководителей организаций, совместителей, иностранных работников: законные процедуры расторжения договора.
• Судебная практика разрешения трудовых конфликтов связанных с увольнением. Принимаем решения с учетом позиции судов.
• Трудовые споры.
• ТОП-10 ошибок работодателей при увольнении.

Читайте так же:
Задержка зарплаты на 1 день по ТК РФ

КРУГЛЫЙ СТОЛ: Закладываем основу успешного решения при возможном споре или судебном разбирательстве о не законном увольнении.
Ответы на вопросы.

Курс подойдет для:
Руководителей и специалистов кадровых служб, начальников отдела кадров и их заместителей, менеджеров по персоналу и кадровиков-делопроизводителей.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector