Pg56.ru

Документооборот онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Полномочия подписанта: рекомендации по заполнению

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный приказом 155 . Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД. В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.

Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

Основание полномочий (доверия)

Основания полномочий (доверия) организации

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Рассмотрение входящей корреспонденции

Первое, что генеральный директор может безболезненно перепоручить подчиненным – работу с документами общего делопроизводства, в частности, с входящими.

Читайте так же:
Жалоба на воспитателя детского сада (образец): Куда жаловаться

Фильтровать входящие для представления на рассмотрение можно:

б) по контрагентам.

По темам, или направлениям деятельности, документы распределяют чаще всего. Логично, что все письма по маркетинговой тематике отправляются к директору по маркетингу, по производственной деятельности – директору по производству и т.п. Это экономит время и сокращает маршрут письма в организации, все равно ведь генеральный директор вынесет аналогичные резолюции.

По контрагентам документы распределяют реже, но такой способ организации работы тоже существует, когда, независимо от основной деятельности топ-менеджера, он ведет несколько ключевых клиентов или занимается представительской деятельностью со «своим» списком администраций районов области. Тогда все письма от определенного перечня организаций передаются соответствующему топу, независимо от того, реклама там или строительство. Топ-менеджер будет исполнять запрос путем внутренней переписки. Это не самый рациональный подход к организации дел, но им тоже пользуются.

Оформление сертификата ЭП на бухгалтера

Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.

Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:

  1. Оформление сертификата КЭП в составе комплексного программно-технического продукта (программное обеспечение + КЭП + дополнительные услуги), включая услуги оператора ЭДО.
  2. Оформление сертификата КЭП для использования в рамках действующей в компании системы ЭДО.

Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи. Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.

Читайте так же:
Договор денежного займа с процентами - бланк образец 2022

В свете изменений в законодательстве об электронной подписи, которые будут вступать в силу постепенно с 1 июля 2020 года по 1 января 2022 года, нужно учитывать следующее:

  1. Сейчас и до 1 января 2022 года первые лица компании и другие сотрудники получают сертификат КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем руководители организаций смогут оформить КЭП только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц.
  2. Для других сотрудников организаций, включая бухгалтера, правила оформления сертификата КЭП не изменятся. Однако действовать от имени юридического лица и использовать при этом рабочую КЭП смогут только руководители. Прочим сотрудникам при подписании документов нужно будет использовать свою КЭП и с 1 января 2022 года прикладывать к ней машиночитаемую (электронную) доверенность для подтверждения соответствующих полномочий. Также нужно помнить, что ФНС и ПФР для приёма отчетности требуют предоставить доверенность на бухгалтера, оформленную по специальному порядку и формату.

С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.

При реализации продуктов для бизнеса мы делаем упор на гибкость основных функций. ViPNet ЭДО Отчет, система для составления, проверки, подписания и обмена документами с государственными органами, поддерживает использование сертификатов ЭП различных ответственных лиц предприятия.

Благодаря развитой ролевой модели ViPNet ЭДО Отчет также поддерживает множество адаптируемых удобных сценариев для организации полномочий в системе.

Для УП и любых иных форм бизнеса система поддерживает все типы доверенностей на подписания и передачу отчётности во все подключённые государственные органы. Кроме того, уже сегодня доступен полнофункциональный документооборот доверенных лиц и организаций с ПФР в рамках документооборота по электронным трудовым книжкам. Абоненты системы могут подключить и использовать электронную отчётность полностью удалённо, а доверенности оформить в электронном виде прямо в программе.

Читайте так же:
Перевод земли из аренды в собственность в 2022 году

Когда издается приказ на право подписи документов

Приказ предоставляет конкретному лицу право подписывать первичные и иные документы от имени руководителя организации в тех случаях, когда тот не имеет возможности сделать это лично. Данный документ необходим при делегировании соответствующих полномочий лицам, которые не имеют их в силу должностных обязанностей. Издание приказа является наиболее универсальным способом закрепления за сотрудниками права подписи определенных первичных документов. Перечень сотрудников надо согласовать с главным бухгалтером.

Приказ на право подписи не имеет унифицированного образца, его оформляют в произвольной форме. В документе нужно прописать данные сотрудника и перечень документов, в которых он сможет ставить свою подпись. К приказу надо приложить образец подписи работника.

Руководитель должен утвердить перечень лиц, которые смогут подписывать первичную документацию (ст. 7, 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011; письмо Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Приказ на право подписи документов может также понадобиться, если:

  • Руководитель единолично не успевает подписывать всю первичную документацию, например, в связи с большим ее объемом.
  • Руководитель временно отсутствует на своем рабочем месте по причине ухода в отпуск, временной нетрудоспособности, командировки и пр.
  • График работы руководителя не совпадает с графиком работы субъекта хозяйствования.

Наделить правом подписи определенных документов можно руководителей соответствующих подразделений, а также иных сотрудников, например:

  • бухгалтеров;
  • экономистов;
  • менеджеров;
  • сотрудников кадровой службы;
  • сотрудников отдела продаж;
  • логистов;
  • сотрудников обособленных подразделений и отдаленных филиалов и пр.

Сроки действия доверенности

Сроки действия доверенности

При заполнении документа принято указывать срок его действия. Однако нельзя сказать, что это обязательно. Даже при его отсутствии документ также будет считаться действительным. Однако в этом случае срок его действия автоматически равняется одному году. Срок начинается от даты оформления. Естественно, если она не будет указана, документ считается недействительным. Указывать можно не только дату, но и период, в течение которого документ обладает юридической силой.

Читайте так же:
Украли номера с машины: что делать и куда обращаться

Также нужно знать, независимо от того, какой срок прописан в документе, доверителю разрешено в любой момент аннулировать его действие. Для этого достаточно лишь сообщить о своем намерении доверенному лицу, и забрать у него документ. Если доверенность заверялась нотариально, ее отзыв также следует оформлять при помощи нотариуса. При этом нет необходимости объяснять причину своего решения. Об отмене доверенности желательно оповестить не только представителя, но и лиц, которым этот документ предъявлялся.

Также существуют определенные обстоятельства, с наступлением которых доверенность автоматически утрачивает юридическую силу:

  • Лицо, выписавшее доверенность, умерло;
  • Смерть представителя;
  • Компания признана недействительной и ликвидирована;
  • Изменения в реквизитах организации;
  • Увольнение поверенного работника, или смена его должности;
  • Руководитель сменил должность, или уволился.

Доверенность является достаточно важной не только для руководителя компании или частного предпринимателя. Не исключено, что необходимость в ней может возникнуть и у частного лица. Желательно, чтобы даже обычный человек хотя бы имел представление о том, как нужно правильно составлять документацию подобного рода. Часто этот документ наделяет достаточно серьезными полномочиями. Поэтому специалисты рекомендуют практически всегда заверять его у нотариуса. Сегодня стоимость таких услуг не превышает 2000 рублей. В зависимости от региона оформления цена нотариальных услуг может различаться.

Документы для получения сертификата

Мы сформируем список документов, который вам потребуется для получения сертификата, и предоставим шаблоны доверенностей.

Чтобы узнать список документов, выберите тип сертификата, который планируете приобрести, и ответьте на вопросы.

Нет сертификата электронной подписи? Подобрать электронную подпись

Как заверить копию

Заверить может нотариус или сервисный центр

Заверить может ИП при наличии печати, нотариус или сервисный центр

Заверить может юридическое лицо при наличии печати, нотариус или сервисный центр

Читайте так же:
Как проверить на брак сантехническое изделие из санфаянса: инструкция

Заверьте копию строго по образцу (см. ниже). Копии с копий и исправления в документах не допускаются. Если документ многостраничный, заверьте каждую страницу или прошейте страницы и поставьте заверительную надпись на сшивке документа.

Копию могут заверить:

  • руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которыми заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати
  • нотариус
  • сервисный центр

Образец заверения копий для индивидуальных предпринимателей

Образец заверения копий для юридических и физических лиц

Как правильно заверять копии

Заверьте копию строго по образцу (см. ниже). Копии с копий и исправления в документах не допускаются. Если документ многостраничный, заверьте каждую страницу или прошейте страницы и поставьте заверительную надпись на сшивке документа.

Копию могут заверить:

  • руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которыми заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати
  • нотариус
  • сервисный центр

Образец заверения копий для индивидуальных предпринимателей

Образец заверения копий для юридических и физических лиц

Как оформить доверенность

Оформить может юридическое лицо в простой письменной форме или нотариус

Доверенности, выданные в порядке передоверия, может оформить только нотариус. Исключение составляет доверенность, выданная руководителем филиала или обособленного подразделения: её можно оформить в простой письменной форме и приложить копию исходной доверенности на руководителя филиала/ОП, в которой прописано право передоверять полномочия.

Как оформить доверенность

Оформить доверенности может только нотариус

Оформить доверенности может ИП при наличии печати или нотариус

Оформить может юридическое лицо в простой письменной форме или нотариус

Порядок передоверия

Доверенности, выданные в порядке передоверия, может оформить только нотариус.

Исключение составляет доверенность, выданная руководителем филиала или обособленного подразделения: её можно оформить в простой письменной форме и приложить копию исходной доверенности на руководителя филиала/ОП, в которой прописано право передоверять полномочия.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector