Pg56.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Согласование отпуска в Управление IT-отделом 8

Согласование отпуска в «Управление IT-отделом 8»

Доброго времени суток, уважаемые читатели, сегодня немного отойдем от стандарта блога, посвященного информационным технологиям. А проведем полноценный кейс по процессу «согласование отпусков» в нашей конфигурации. Подобный обучающий урок окажется полезен, как новым пользователям, так и опытным гуру в части работы с «Управление IT-отделом 8». Главная задача кейса, показать организацию процесса и разобрать мелкие нюансы в реалиях конфигурации. Не отходя далеко от тенденций блога, первым делом разберем вводную часть, которая будет содержать определения терминов. Не исключаю из внимания тот факт, что используемые термины в публикации известны всем, однако считаю полезным повторить определения каждого из них. Коль речь идет о согласовании отпуска, значит первое с чем стоит определиться это понятие «отпуск».

Отпуск – это интервал будних, рабочих дней, который предоставляется работнику с учетом сохранения рабочего места и заработной платы на заранее согласованный период для временного отдыха. В зависимости от условий труда, длительность и условия предоставляемого отпуска могут различаться. Так, например, сотрудники частного сектора могут рассчитывать на предоставление 28-ми календарных отпускных дней в год, а военнослужащие отслужившие более десяти лет на отпуск продолжительностью 35 суток. Предоставление отпуска в Российской Федерации подкрепляется и регулируется на основании Трудового кодекса. Также отпуск имеет два вида: очередной оплачиваемый отпуск и внеочередной отпуск. Отличие заключается в том, что первый вариант означает о заранее запланированном и согласованном руководством плане отпусков, согласно, которому работники могут отправляться на отдых. Второй вариант, означает о написании сотрудником заявления на предоставление отпуска вне плана из-за непредвиденных обстоятельств. Подобная вариация может быть отклонена руководством ввиду отсутствия замещения или предложена альтернатива на смещение периода внепланового отпуска, указанного в заявлении. Более подробно изучить данный вопрос можно, открыв статью 122 ТК РФ.

Заявление на предоставление отпуска – это главный документ, который пишется сотрудником организации и предоставляется руководству для согласования заслуженного отдыха в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Данное заявление составляется в обоих случаях при очередном и внеочередном предоставлении отпуска. Заявление на отпуск не имеет жестко регламентированной формы заполнения, поэтому и не имеет стандартизированного образца. Исключением являются крупные организации, которые в части кадровой политики составляют и утверждают заявления унифицированного вида. Эти заявления имеют определенный внутриорганизационный стандарт, используемый исключительно для единичного предприятия. В таких случаях образец заполнения предоставляется в обязательном порядке. Во всех других случаях, заявление на отпуск имеет абсолютно свободную форму и может писаться как от руки, так и напечататься на компьютере. Единственно важный момент заключается в том, чтобы в заявлении обязательно была указана дата начала и конца периода отпускных дней. Разобрав термины, можно со спокойной душой переходить к построению процесса.

Читайте так же:
Регистрация договора аренды

За какой срок пишется заявление на отпуск — подача документов по Трудовому кодексу

Учитывая, что согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные должны быть перечислены трудящемуся не позднее чем за 3 дня до начала отдыха, стоит обратиться с заявлением заранее.

Если организация является крупной и руководителей, с которыми необходимо согласовать грядущий отпуск, несколько, процедура оформления бумаг и подготовки приказа может затянуться. В таком случае рекомендуется заняться написанием заявления не менее чем за месяц до отпуска.

Срок подачи заявления на отпуск можно закрепить в локальном акте работодателя.

Какой срок можно установить для подачи заявления об очередном отпуске работника рассказала Д. А. Мельникова — советник государственной гражданской службы РФ 2 класса. Ознакомьтесь с точкой зрения чиновника, бесплатно получив пробный доступ к КонсультантПлюс.

Что говорит трудовое законодательство

Персоналу должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Согласно ст. 122 ТК РФ:

работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск;

работник вправе воспользоваться отпуском за первый год работы по истечении 6 месяцев с момента трудоустройства (или раньше, если это согласовано с руководством).

Ст. 125 ТК РФ разрешает ежегодный оплачиваемый отпуск делить на части. Продолжительность хотя бы одной из частей должна составлять минимум 14 календарных дней, а длительность остальных частей отпуска может быть любой. Разбивание отпуска на части возможно по предварительному согласию между работодателем и нанятым сотрудником.

Законодательством утверждены отдельные категории граждан, которым нельзя отказывать в предоставлении отпуска за свой счет (пенсионеры, инвалиды и др.). В ином случае они имеют право обратиться в трудинспекцию для защиты своих прав. Полный перечень льготников указан в ст. 128 ТК РФ.

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма «холодным»‎ клиентам

Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.

1. Сошлитесь на общее знакомство.

Тема письма: Пишу от [имя знакомого]

Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].

Читайте так же:
Статья 139 УК РФ за незаконное проникновение в жилище

Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:

2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.

Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса.

У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].

Напишите, интересно ли вам такое предложение.

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)

Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.


Читать по теме
Как автоматические email-рассылки помогают бизнесу больше зарабатывать

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.

Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению

Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме.

Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?

5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для вашей компании

Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?

Письма после встречи

6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию :

Тема письма: Информация по вашему запросу

Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы.

Читайте так же:
Договор мены квартиры нотариус


Читать по теме
Email-маркетинг в B2B-продажах: инструкция c примерами

7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.

Тема письма: План действий на ближайшее время

Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.

Коротко напомню, как мы поступим дальше:

[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].

[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.

[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение. Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.

Если клиент не выходит на связь

8. Если клиент не ответил на телефонный звонок , используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с вами

Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.


Читать по теме
Работа с возражениями: 18 готовых ответов для менеджера

9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе , поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.

Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса

Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.

[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]

Это может быть вам полезным [объяснить, почему].

10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.

Спасибо за вашу помощь.

Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

Табелирование времени отпуска

Табель учета использования рабочего времени обычно составляется по типовой форме № П-5, утвержденной Приказом № 489. Но эта форма так же является только рекомендуемой для применения, а следовательно, не является обязательной. Работодатель вполне может утвердить собственную форму для такого учета и порядок ее составления.

Читайте так же:
Как правильно реагировать на оскорбления

Однако заметим, что в Типовой форме табеля предусмотрены обозначения:

  • ежегодных основных отпусков – кодом «В» (или цифровым кодом «08»);
  • ежегодных дополнительных – кодом «Д» (или цифровым кодом «09»).

Итак, предоставляя работнику отпуск, нужно учитывать все нюансы оформления кадровых документов. Ведь от корректности их составления зависит правильность начисления и выплаты отпускных.

Образцы приказов см. в полной консультации в "Баланс-Бюджет" № 27, который вышел из печати 22.06.20 г.

Автоматизация отпусков

Сокращение рабочего времени на планирование, согласование и редактирование плана отпусков сотрудников помогает Вам не только экономить трудозатраты персонала на ручную организацию этого рутинного процесса, но и минимизирует финансовые риски, связанные с начислением отпускных и оформлением всех необходимых документов точно в срок.

Система является самостоятельным web-приложением, обладающим полностью адаптивным интерфейсом под все виды наиболее популярных устройств.

Данная система предназначена для всех сотрудников компании без ограничений на количество пользователей. Vacation Solution упрощает процесс планирования и согласования отпусков, позволяя своевременно отслеживать все изменения по статусу Вашего отпуска, а также оперативно получать оповещения и корректировать план отпуска, по необходимости.

В функциональные возможности системы также входит возможность многоязычной настройки интерфейсов и всех форм. По умолчанию наше приложение поддерживает два основных языка: русский и английский.

Продукт представляет собой постоянную Корпоративную лицензию (OLP) с доступностью для всех сотрудников. Количество пользователей и права доступа к приложению устанавливаются администратором системы.

Функциональные возможности

Создание плана отпусков

Сотрудники с легкостью запланируют отпуска на следующий год с учетом доступного им баланса и пересечений

Создание заявок на отпуск

Сотрудники могут создавать внеплановые заявки на различные типы отпусков, а также отгулы

Заявки согласуются по цепочке согласования, которая может настраиваться под каждую компанию.

Проверка на пересечения

Автоматическая проверка всех заявок на факт пересечение отпусков сотрудников одного подразделения

Проверка баланса дней

Автоматическая проверка всех заявок сотрудников для недопущения превышения лимитов по отпускам

Интеграция с 1С

Все планы и заявки отпусков автоматически отправляются в 1С. Любые изменения заявок также фиксируются в 1С

Система автоматически производит создание и выгрузку печатной формы необходимых документов

Создание календарного плана

Автоматическое создание записей в календарях сотрудника и руководителя на основе утвержденных планов отпусков

Создание отпусков

Ежегодное планирование отпусков для сотрудника доступно в системе с момента рассылки соответствующего e-mail уведомления, приглашающего начать планирование отпуска

Читайте так же:
Исковое заявление об установлении отцовства - скачать образец бесплатно

Сотрудник создает план отпуска в системе. При этом ему сразу же отображается:

Оставшийся баланс для планирования

Пересечения с заявками других сотрудников и другие исключения

До отправки плана на согласование сотрудник может редактировать все свои заявки. После создания всех заявок, план отправляется на согласование.

При необходимости создания внепланового отпуска, сотрудник может создать заявку, указывая:

Сотрудник также может просматривать, редактировать или удалять свои заявки. После согласования для каждой заявки автоматически создаются необходимые документы и приказы, а также происходит автоматическая синхронизация с 1С.

Ожидание результата согласования

Переход к следующему согласующему

Сотрудник создает план отпуска в системе. При этом ему сразу же отображается:

План отпуска считается согласованным, когда все согласующие утвердят заявку сотрудника. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору заявки. Весь процесс согласования, различные исключения и правила создания заявок на отпуск можно настроить под любую компанию в рамках законодательства.

Согласование отпуска

Данный процесс является завершающим для оформления как планового, так и внепланового отпуска. Согласование всех типов отпусков происходит последовательно по группам согласующих. При необходимости, каждый из согласующих может делегировать данную функцию на другого сотрудника

Согласующие планового отпуска — отпуск, который уже был запланирован

Согласующие внепланового отпуска

Заявка на отпуск считается согласованной, когда все согласующие утвердят заявку сотрудника. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору заявки.

Для согласованных заявок система создаёт приказ в 1С с возможностью скачать его непосредственно из нашей системы.

Преимущества системы

Благодаря внедрению системы автоматизации процесса организации отпусков:

Сокращается время согласования заявок сотрудников компании и повышается эффективность процесса

Упрощается доступ к документации

Автоматизируется контроль над планированием отпусков сотрудников в соответствии с учетной политикой

Уменьшаются затраты отдела кадров и бухгалтерии на оформление документов по отпускам

Посмотрите нашу презентацию, чтобы подробнее узнать о разработанной нами системе автоматизации отпусков, возможностях кастомизации и всех ее преимуществах.

Стоимость и сроки

Стоимость и сроки зависят от требований по кастомизации бизнес-процессов и дизайна системы

Это базовая стоимость, в которую входит основной функционал (создание различного типа отпусков и формирования плана отпусков), внесение в систему сотрудников компании и настройка интеграции с 1С.

Время на реализацию включает в себя внесение изменений под Ваши нужды, установку системы, тестирование, настройку различных интеграций и создание различных форм печатных отчетов для выгрузки.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector