Pg56.ru

Документооборот онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы

С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы — в статье.

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

фото-2

  • Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
  • Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
  • Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
  • Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
  • Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
  • Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
  • Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учетаналичных денег, поступающих в кассу.
  • Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

В какие сроки проводят плановую – периодичность

Плановая ревизия наличных денег кассы предприятия выполняется в ситуациях, предусмотренных общеобязательными нормативными документами.

Сроки осуществления такой проверки, порядок её проведения заранее регламентируются учетной политикой и иными распорядительными актами хозяйствующего субъекта.

Периодичность инвентаризации кассы предопределяется причинами её выполнения. Как правило, такая проверка осуществляется на предприятии не реже одного раза в месяц.

Ревизия наличных денежных средств и ценных бумаг, хранящихся в кассе предприятия, обязательно проводится в следующих ситуациях:

  • Активы организации передаются в аренду, реализуются, выкупаются.
  • Составляется финансовая (бухгалтерская) отчетность за год.
  • При смене материально-ответственного лица (на момент приема-передачи кассы).
  • Установлены факты совершения злонамеренных действий (порча, растрата, хищение, ограбление) в отношении кассы организации.
  • Катастрофы, стихийные бедствия, иные форс-мажоры и чрезвычайные ситуации, которые могли привести к ущербу для кассы.
  • Хозяйствующий субъект реорганизуется или ликвидируется, что обуславливает необходимость формирования разделительного/ликвидационного баланса.
  • Прочие основания, предусмотренные отечественным законодательством (например, указаниями и инструкциями Минфина РФ).
Читайте так же:
Расчет алиментов: как рассчитать и уплатить алименты с зарплаты

Когда часто должна производиться внеплановая обязательная проверка?

фото-3

Внеплановая проверка кассовой наличности обычно выполняется в организации по принципу внезапности, то есть неожиданно для самого сотрудника, лично отвечающего за ведение кассы.

Основная цель подобной ревизии – контроль профессиональной компетентности и добропорядочности кассира.

Когда внеплановые инвентаризации обязательны для проведения:

  • выяснение причин выявленного нарушения, допущенного при ведении кассы;
  • реагирование на законные требования контрольно-надзорных, следственных, ревизионных органов;
  • ужесточение системы кассового контроля внутри организации.

Периодичность и сроки выполнения внеплановых проверок кассы на предприятии четко не определены общеобязательными нормами действующего законодательства.

Соответственно, руководство хозяйствующего субъекта самостоятельно решает, когда их целесообразно проводить. Осуществление внеплановой ревизии оформляется приказом работодателя.

В данном распорядительном акте обязательно указывается причина (основание) для реализации такого контрольного мероприятия.

Порядок проведения инвентаризации, основные правила

Инвентаризация кассы в бухгалтерском учете

Начальным этапом проведения инвентаризации является приостановка работы кассы и предоставление комиссии последних первичных документов по движению кассовой наличности. При этом лицо с которым заключен договор о полной материальной ответственности (кассир, бухгалтер на которого возложены функции кассира) обязан сдать составленный кассовый отчет на день проведения инвентаризации, а также расписку, что документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу денежные средства оприходованы, а выданные – списаны в расход.

Следующим шагом является проверка денежной наличности, а именно прямой пересчет денег в кассе в присутствии всех членов комиссии, а также материально-ответственного лица. Пересчитывается наличность в сейфе (банкноты, монеты) и денежные документы. Полученная сумма сверяется с остатком денежных средств согласно учетных данных (первичных документов, бухгалтерской программой). Кроме того, в случае если предприятие осуществляет расчеты с использованием контрольно-кассовых машин, то обязательной проверке подлежат показатели ККМ.

Основные правила проведения инвентаризации:

  1. Обеспечение присутствия всех членов комиссии, утвержденных приказом. Данное условие является обязательным для признания результатов инвентаризации действительными.
  2. Документы составляемые в процессе инвентаризации оформляются минимум в двух экземплярах (сличительные ведомости, акты, протоколы).
  3. Материально-ответственное лицо обязательно должно присутствовать при проведении инвентаризации.
  4. Документация, составляемая по результатам инвентаризации, подлежит подписанию всеми участниками инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.
Читайте так же:
Виды медицинских экспертиз и медицинского освидетельствования в РФ

Инвентаризационный акт является заключительным документом при проведении проверки и содержит сведения об учетных и фактических данных.

Казначейство в 1С:ERP Управление предприятием

Управление денежными ресурсами кассы, банковских расчетных, валютных, депозитных счетов, а также контролирование платежей организаций проводится в системе Казначейство. К задачам, которые решаются в данном аспекте, относят:

  • выполнение контроля наличия денежных средств и их целевого использования;
  • проведение операций с помощью наличных и безналичных средств;
  • работа с кредитами, депозитами, поступлением и расходом денежных средств.

Платежный календарь

Платежный календарь удобно применять для оперативного управления финансами, создания графиков платежей и контроля его своевременного исполнения. Основой для его формирования служит информация о планируемых оплатах и выплатах поставщикам.

Используя данный календарь становится возможным:

  • принятие решения о финансовых перемещениях между счетами и о возможном обеспечение заявок на расходование денежных средств;
  • анализ данных об остатке денег и их расходах;
  • оформление заявок на внутренние финансовые перемещения и на получение кредита в банке.

Оформление заявок на расходование денежных средств

В Заявке на расходование денежных средств регистрируются намерения по расходованию денег. Контролируются следующие виды операций:

  • платежи по кредиту и в другую организацию;
  • перечисление денежных средств поставщику;
  • таможенные платежи и прочие расходы.

При использовании заявок на расходование средств возможно:

  • предотвращение несогласованных выплат денег;
  • прогнозирование финансовых расходов и генерирование платежного календаря;
  • контролирование объема допустимых к расходу средств.

Заявка регулируется определенными статусами документа.

Контролирование целевого использования денежных средств

При использовании определенных инструментов можно планировать количество денежных средств на расходы того или иного подразделения, а также регулировать объем доступных к расходованию денежных средств по каждой статье и проводить контроль как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.

Контроль превышения лимитов проводим при согласовании заявки на расходование денег. Тут же есть функция установления признака Сверх лимита при необходимости расхода денежных средств сверх установленного лимита.

Читайте так же:
Банкротство страховых организаций: особенности процедуры

В отчете Лимиты расхода денежных средств показываются лимиты расходов, фактическое их значение и есть возможность определить, по каким статьям идет превышение или лимит израсходован не полностью.

Учет наличных денежных средств

Данный вид учета проводится с помощью кассовых ордеров. Существенно упрощает работу использование рабочего места по работе с приходными кассовыми ордерами, что предоставляет доступ к списку распоряжений на поступление денежных средств.

Операции выдачи наличных денежных средств оформляются в Расходных кассовых ордерах, где можно увидеть список распоряжений на выдачу наличных средств, которые, в свою очередь, служат источником данных для оформления расходных кассовых ордеров с различными типами операций, среди которых можно выделить:

  • оплата поставщикам;
  • возврат оплаты клиенту;
  • выдача средств в кассу и подотчетнику.

Инвентаризация наличных денежных средств

При использовании данного инструментария становится возможным отражение учетных и фактических остатков наличных денежных средств и оформление их излишков и недостачи.

По итогу оформления составляется акт по форме ИНВ-15.

Учет безналичных денежных средств

Безналичные платежи служат для отражения разных видов операций поступления и расходования денег с расчетных счетов организации. Также можно подтверждать то, что платежи в банковской выписке по расчетному счету зарегистрированы.

Документы Поступление безналичных средств дают возможность отразить такие операции:

  • поступление оплаты от клиента и другой организации;
  • сдача наличных средств в банк;
  • погашение займа контрагентом и т.д.

Списать денежные средства можно открыв документ Списание безналичных денежных средств и указав типовую операцию:

  • выдача займа контрагенту;
  • таможенный платеж;
  • оплата поставщику;
  • другой расход и т.д.

Обмен с банком

Данный функционал позволяет передавать в банк в электронном виде платежные документы на перечисление денег с расчетного счета организации, а также принимать обратно из банков выписки по расчетному счету.

Процесс передачи в банк документов происходит с применением таких технологий, как:

  • обмен с помощью файла «1С: Предприятие – Клиент банка»;
  • прямой обмен «DirectBank», который имеет ряд преимуществ, например повышенный уровень безопасности, отправление платежного документа и получение выписки из банка по одной команде пользователя.

Выгрузить платежные документы в банк и загрузить выписки из банка можно на рабочем месте Безналичные платежи.

Читайте так же:
Срок давности по кредитной задолженности истек, а коллекторы звонят

Расчеты с подотчетными лицами

В данном аспекте актуальными есть расчеты с подотчетными лицами как наличными, так и безналичными средствами.

В программе фиксируется закупка товарно-материальных ценностей и оформление прочих и командировочных расходов.

Оформляя документ Авансовый отчет дает возможность проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных денежных средств.

Контроль выданных подотчетному лицу авансов

Следующие виды отчетов нацелены на всесторонний анализ выданных подотчетному лицу денежных средств.

  • Контроль авансов, закупок и перерасхода денежных средств подотчетным лицом;
  • Анализ авансов, незаконченных операций с деньгами, разработка дальнейших рекомендаций и контроль остатка задолженности.

Управление взаиморасчетами

Данная опция позволяет анализировать взаимные обязательства между предприятием и его контрагентами. В данном разделе проводится учет задолженности, операций взаимозачетов, формируются акты сверки взаиморасчетов, проводится анализ состояния расчетов, выявляется просроченная задолженность.

Управленческий учет осуществляется по партнерам, регламентированный – по контрагентам.

Ведение взаиморасчетов может по договорам, по заказам и по накладным.

Для того, чтобы можно было отобразить данные о состоянии взаиморасчетов, сумме долга, сумме к оплате, к отгрузке и получению, используют такие виды отчетов:

  • задолженность клиентов и клиентов по срокам;
  • сверка расчетов;
  • ведомость расчетов с клиентами и др.

Контроль задолженности клиентов и поставщикам по срокам

При работе с отчетами по задолженности можно использовать или стандартный интервал задолженности, применяемый на предприятии или задавать собственные интервалы задолженности.

В разрезе данного вопроса актуально использовать такие отчеты:

  • дебиторская задолженность (задолженность клиентов по срокам);
  • кредиторская задолженность (задолженность поставщикам по срокам);
  • досье партнера.

Оформление данных можно проводить в таблицах и диаграммах.

Проведение взаимозачетов и списание задолженности

Погашать дебиторскую и кредиторскую задолженность можно по нескольким партнерам.

Когда проводится взаимозачет задолженности, отражаются различные операции:

  • взаимозачет по двум организациям для одного клиента или поставщика – оплата одной организации, а отгрузка идет от имени другой;
  • взаимозачет по операциям одного клиента или поставщика – зачет задолженностей одного контрагента по разным объектам расчетов внутри одной организации;
  • взаимозачет между двумя клиентами (поставщиками) внутри одной организации;
  • бартер – зачет задолженности контрагента как клиента и как поставщика.

При использовании инструмента Сверка взаиморасчетов становится возможным отражение состояния взаиморасчетов между организацией и юридическим лицом партнера. Текущее состояние под контролем у соответствующих статусов документа.

Читайте так же:
Через какое время приходят алименты

Также можно пользоваться отчетом Сверка расчетов, чтобы проводить анализ задокументированных сверок расчетов с клиентами и получать информацию о возможным расхождениях.

Учет кредитов, депозитов и займов

Данный учет представляет такие функции:

  • ведение графика отчислений и начислений по кредитам и депозитам;
  • регистрация договоров учитывая параметры погашения кредитов, начисление процентов и комиссий по каждому договору;
  • выполнение анализа обязательств по кредитным договорам;
  • ввод начальных остатков по договорам.

Ведение учета по вариантам графиков дает возможность прогнозировать движение денежных средств. Это можно делать ручным способом и загружая из внешнего файла в базу. На основании данных по графикам формируются потом заявки на расходование денег, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.

Использование аналитических отчетов актуально для контроля данных по кредитам и депозитам. К таким отчетам относятся:

Ошибки при заполнении и как вносятся изменения и дополнения в форму КМ-9?

Особенностью заполнения формы КМ-9 является факт внезапности, а потому у каждого из значений акта есть своя граница дозволенности исправления.

Показатели

Исправления в недопустимых случаях могут означать подтасовку значений, поэтому негативно отражаются на деловой репутации проверяемого предприятия.

Корректирование выявленных ошибок показателей акта осуществляются таким образом, чтобы первоначальные данные были читаемы. Для подтверждения исправлений членом комиссии производится запись «Исправленному верить. Подпись». Читайте также статью: → “Порядок ревизии денежных средств и ценностей: отчетность, сроки, проводки”

3

(нажать для увеличения)

Советы начинающим рестораторам

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector