ТОП 3 СТИЛИСТИЧЕСКИХ ОШИБКИ ПРИ НАПИСАНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

ТОП 3 СТИЛИСТИЧЕСКИХ ОШИБКИ ПРИ НАПИСАНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Итак разберем наиболее часто встречающиеся ошибки при написании деловых писем и на примерах рассмотрим ТОП 3 ошибки, которые допускают авторы деловых писем.

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

Прочтите это, прежде чем отправить очередное деловое письмо

До того, как вы отправите следующий рабочий email, прочтите этот список. Здесь перечислено пять вредных привычек, которые присущи многим в общении. Прочитав, удаляйте, удаляйте и удаляйте все ошибки, которые найдете в своих письмах!

После этого ваши сообщения станут внушительнее, а коллеги оценят вашу новую манеру письма — более внятную и лаконичную.

Итак, ниже небольшой чеклист для вас.

Переведено в Alconost.

3. Отсутствие адаптивного дизайна

Ребята, пора исправляться! Более половины писем открывается на телефонах. Эта тенденция актуальна уже многие месяцы.

Даже если ваши письма имеют мобильный дизайн, по-прежнему встречаются следующие ошибки:

• Шрифт слишком маленький (он должен быть 12 размера или больше. А еще лучше 14);
• Ссылки расположены слишком близко друг от друга. Ссылки должны нажиматься без увеличения масштаба страницы и быть такими, чтобы даже человек с большими пальцами без труда на них нажал. Даже если он в этот момент идет по улице. Со стаканом кофе в одной руке.

Вот несколько свежих (и очень досадных) примеров:

Следует похвалить одну компанию, которая исправилась и представила рассылку в мобильном дизайне: Kiplinger’s.

Добавить индивидуальности

Важность культурных ориентиров вовсе не означает, что для проявления индивидуальности нет места. Один мой знакомый, работающий в Голивуде, подписывает свои имейлы "LTD" ('Living the dream', "живу, как мечтал", "мечты сбылись").

А то, как завершает письма кенийский шеф-повар Нжати Кабуи, — и профессионально, и политически оправдано — "Eat well" ("Питайтесь хорошо").

По словам Кабуи, "большинство кенийцев завершает деловые имейлы в типично колониальном стиле" — чисто британскими выражениями "Искренне ваш" и "Всего наилучшего", а он, Кабуи, решил произвести деколонизацию во всем, даже в стиле электронных писем.

Ну и конечно, популярность той или иной формулировки зависит от того, к какому поколению вы принадлежите.

Розена Кроссман, парижская журналистка, отмечает, что во Франции bonne journée — хороший выбор в переписке профессионалов. Это пожелание хорошего дня, только без привкуса службы поддержки пользователей.

"Оно постепенно переросло в belle journée ["прекрасного дня"], что вполне в духе миллениалов-инфлюенсеров".

Ну а если вас угнетает сама необходимость выбирать правильную формулировку из большого количества вариантов и вам хочется поскорее уж нажать на кнопку "послать", можете взять пример с некоторых китайцев, которые вообще не сопровождают собственную подпись никакими словами.

Однако что бы вы ни выбрали, следует позаботиться о том, чтобы не оставить вашего адресата в недоумении. Как это случилось со мной, когда я впервые получила имейл, заканчивающийся причудливо — "TTFN".

Те из вас, кто хорошо помнит книги о Винни-Пухе на английском языке или знакомы со стилем британской военной связи, расшифруют это сразу (сокращение "ta ta for now", "пока-пока", "до встречи". — Прим. переводчика). Но мне пришлось поломать голову…

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети. Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания. Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

Современные офисные программы помогают сотрудникам составлять грамотные письма. Однако на них не стоит полностью полагаться, особенно если вы используете в тексте профессиональные термины. Чтобы чувствовать себя более уверенным при написании сообщения, просматривайте онлайн-словари и справочники, а также находите информацию по грамматике и орфографии на специализированных сайтах. Если коллега или начальник укажет вам на ошибку — не расстраивайтесь. Отнеситесь к этому как к ценной и своевременной информации, которую необходимо применить для избежания недочетов в будущем.